¿Cómo revisar el avance de una capacitación y descargar reportes desde el Perfil Administrador?

Desde el Perfil Administrador puedes gestionar distintas acciones relacionadas con las capacitaciones de los colaboradores de tu empresa. Entre ellas, revisar el progreso de los participantes inscritos, acceder a información de los cursos y descargar reportes con el detalle de su avance.

En este artículo te mostraremos:

• Cómo acceder a la sección Capacitaciones
  
  

• Cómo descargar reportes de capacitaciones
  
  

• Cómo revisar el avance de los participantes dentro de la plataforma

1.Acceso al Perfil Administrador 

Para encontrar la información relacionada con tu plan de capacitación, primero debes ingresar al Perfil Administrador. Allí encontrarás la sección Capacitaciones, desde donde podrás visualizar los cursos asociados a tu empresa, revisar el avance de los participantes y descargar reportes.

Esta sección se ve de la siguiente manera en tu plataforma:

Una vez dentro de la plataforma:

1. Dirígete al menú lateral izquierdo.
   
   

2. Selecciona la opción Capacitaciones.

 2.¿Qué puedes ver dentro de la sección Capacitaciones?

En esta sección podrás visualizar y gestionar todas las capacitaciones asociadas a tu empresa, así como supervisar el progreso de los participantes.

En la parte superior encontrarás un panel resumen que muestra información general sobre las capacitaciones como:

• Total de capacitaciones: número total de capacitaciones creadas o disponibles para tu empresa dentro de la plataforma, incluyendo aquellas que se encuentran activas o finalizadas.
  
  

• Capacitaciones activas: número de capacitaciones que actualmente se encuentran en curso y disponibles para que los participantes puedan acceder y avanzar.
  
  

• Total de participantes: cantidad total de colaboradores inscritos en las capacitaciones de tu empresa dentro de la plataforma.
  
  

• Certificaciones entregadas: número total de certificados emitidos a los participantes que han completado exitosamente una capacitación.

3. Descarga de reportes de capacitaciones

Desde la sección Capacitaciones también puedes descargar reportes para analizar el estado y avance de las capacitaciones de tu empresa.

Tipos de reportes disponibles

La plataforma permite descargar dos tipos de reportes:

Reporte consolidado de capacitaciones

Entrega una vista general de todas las capacitaciones disponibles para tu empresa.

Este reporte permite revisar información como:

• capacitaciones disponibles
  
  

• número de participantes por capacitación
  
  

• estado de las capacitaciones
  
  

• tasa de finalización
  
  

Es útil cuando necesitas analizar el estado general de las capacitaciones o consolidar información para seguimiento interno.

Reporte de avance por capacitación

Entrega el detalle del progreso de los participantes dentro de un curso específico.

Este reporte permite revisar información más detallada como:

• avance individual de los participantes
  
  

• progreso dentro del curso
  
  

• tiempo dedicado a la capacitación

¿Qué reporte utilizar?

Utiliza el reporte consolidado cuando necesites una visión general del estado de las capacitaciones de tu empresa.

Utiliza el reporte de avance por capacitación cuando necesites analizar en detalle el progreso de los participantes dentro de un curso específico.

4. Cómo descargar el reporte consolidado

Para descargar el reporte:

1. Ingresa a la sección Capacitaciones.

2. Haz clic en el botón Descargar reporte consolidado.

Una vez solicitado el reporte, la plataforma mostrará un mensaje indicando que la generación del archivo ha comenzado. El sistema procesa la información y enviará automáticamente el reporte al correo electrónico del administrador.

⚠️ Importante:
El reporte se envía automáticamente desde la dirección noreply@ninjaexcel.com.
Para asegurar su correcta recepción, te recomendamos marcar este correo como remitente seguro o conocido y así evitar que el mensaje sea filtrado como spam.

5. Revisión del avance de una capacitación

Además de descargar reportes, la plataforma permite revisar directamente el avance de los participantes dentro de cada curso.

Monitorear el progreso de los colaboradores permite identificar niveles de participación, detectar posibles retrasos y dar seguimiento oportuno al proceso de aprendizaje.

Para revisar el avance de un curso específico:

1. Ingresa a la sección Capacitaciones.
   
   

2. Busca el curso que deseas revisar.
   
   

3. Haz clic sobre el nombre de la capacitación.

6. Resumen de avance del curso

Al ingresar al curso podrás visualizar un panel resumen que incluye información como:

Fecha de inicio del curso
 Indica el día en que la capacitación comenzó o quedó disponible para los participantes.

Número total de participantes
 Cantidad total de colaboradores inscritos en esa capacitación.

Porcentaje de avance general
 Promedio del progreso alcanzado por todos los participantes inscritos en el curso.

Usuarios finalizados, en progreso o no iniciados

• Finalizados: participantes que han completado el curso.
  
  

• En progreso: participantes que ya comenzaron la capacitación pero aún no la terminan.
  
  

• No iniciados: participantes inscritos que todavía no han comenzado el curso.
  
  

Este panel permite tener una visión rápida del progreso general de la capacitación.

7. Revisión de participantes del curso

Debajo del resumen encontrarás la sección Participantes del curso, donde se muestra el detalle de cada estudiante inscrito.

En esta tabla podrás visualizar información como:

• nombre y correo del participante
  
  

• tiempo de aprendizaje registrado
  
  

• último acceso al curso
  
  

• porcentaje de avance
  
  

• estado del usuario
  
  

También puedes utilizar herramientas para facilitar la revisión de información:

Buscar estudiantes
 Permite encontrar rápidamente a un participante ingresando su nombre o correo electrónico.

Filtro de progreso
 Permite visualizar usuarios según su nivel de avance en la capacitación.

Filtro de estado
 Permite revisar participantes según su estado: finalizados, en progreso o no iniciados.

Estos filtros se aplican directamente sobre la tabla de participantes para facilitar el seguimiento del progreso.

8. Recomendaciones para el seguimiento de las capacitaciones

Para mantener un buen seguimiento del proceso de aprendizaje se recomienda:

• revisar periódicamente el avance de los participantes
  
  

• identificar usuarios que no han iniciado la capacitación
  
  

• realizar seguimiento a quienes presentan baja actividad
  
  

Desde Ninja Excel también apoyamos este proceso mediante herramientas de la plataforma como recordatorios automáticos de inactividad y seguimiento del progreso, que ayudan a incentivar que los participantes retomen y finalicen sus capacitaciones.

Ahora que ya conoces cómo revisar el avance de las capacitaciones y descargar reportes desde el Perfil Administrador, puedes ingresar directamente a la sección Capacitaciones para obtener la información que necesites.